Studi legali · Archivio ricercabile
Ritrovare il documento corretto, dentro un archivio ordinato.
Progettiamo e configuriamo un archivio ricercabile partendo dai documenti dello studio. Definiamo criteri di classificazione, modalità di ricerca e accessi; li verifichiamo su un campione concordato.
Quando la ricerca dipende dalla memoria di chi ha salvato il file.
Cartelle organizzate in modi diversi, nomi poco riconoscibili e scansioni difficili da cercare rendono il recupero incerto. Il progetto parte dalle ricerche che fate davvero: per pratica, documento, data o contenuto.
La prova in pratica
Una ricerca concreta da mettere alla prova.
Esempio illustrativo, da verificare nel pilota.
“Trova il contratto relativo a questa pratica e la versione firmata presente nel campione.” Confrontiamo il documento recuperato con quello atteso e annotiamo errori, documenti mancanti e tempo necessario.
Il perimetro del progetto.
Quantità, formati, utenti e documenti inclusi vengono definiti prima della configurazione.
- Un campione di documenti da importare e controllare.
- Criteri di classificazione condivisi con lo studio.
- Lettura del testo nelle scansioni, dove la qualità lo consente.
- Ricerca e accessi compatibili con lo strumento scelto.
- Verifiche di esportazione e recupero, con istruzioni per il referente.
Come avviamo il progetto
Importiamo un campione. Verifichiamo le ricerche. Definiamo l'estensione.
Il referente dello studio sceglie documenti e ricerche con risposta nota. Configuriamo il flusso e proviamo anche scansioni poco leggibili e classificazioni ambigue. L'estensione dell'archivio segue la verifica del campione.
Prima di partire
Domande sul progetto.
Si può partire da documenti già esistenti?
Sì: il progetto prevede la valutazione dei formati, della qualità e delle modalità di importazione. Gli eventuali interventi di riordino vengono inclusi nel perimetro scritto.
Funziona anche con le scansioni?
Valutiamo l'OCR sul campione. Leggibilità, impaginazione e qualità della scansione possono richiedere controllo o preparazione manuale.
È conservazione a norma o un gestionale legale completo?
Questo progetto riguarda organizzazione e ricerca documentale. Conservazione a norma e funzioni gestionali richiedono servizi e requisiti da valutare separatamente.
Chi potrà accedere ai documenti?
Definiamo utenti e necessità di accesso prima di scegliere la configurazione. Le regole richieste vengono verificate sullo strumento candidato.
Da quali documenti è più difficile partire oggi?
Descrivici come è organizzato l'archivio e quali ricerche richiedono più lavoro.
Valuta il tuo archivioNel primo contatto descrivi l'esigenza senza inviare documenti riservati.